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還在為了做報告做得心煩意亂嗎?文件轉成PDF檔後,無法使用自動目錄連結嗎?

在此筆者將教各位如何使用OFFICE---大鋼模式行距 分節尺規 自動目錄圖表標號插入圖目錄表目錄、頁碼---等功能!


一般使用者在使用OfficeWord時,都在開啟Word後的整頁模式下做編輯,

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雖然這是最常見的編輯模式,但若要做出一份好的報告,只單單使用這個模式是不夠的!

一般來說,在製作報告時,應先以整頁模式編輯封面後,再以大綱模式編寫各標題,之後再回到整頁模式編寫內文

1.封面編輯:

封面編輯由於報告形式不同,筆者以範例做說明:

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字型通則:中文字皆以標楷體呈現,英文、數字則以Times New Roman呈現

通常主要標題是以20號字呈現,而底下的資料則是使用16號字,日期採用中華民國某年某月某日呈現(使用中文小寫數字)

到目前為止應該都還沒有問題...接著...

2.編寫標題及細項:

在編寫完封面後,就要編寫內容標題了

首先必須進入大鋼模式    在頁面上面的工具列  點選檢視>>大綱模式

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這時我們必須預留目錄頁面,所以必須插入分節符號方便之後回來編寫目錄時,不會影響到下方排版

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接著就在兩條分節線下方開始編寫標題,編寫標題時可以移動左方的小點,向右移一格分出第一層,並將第一層標題先上完

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接著在第一項標題後方案ENTER鍵開出下一行,並將新開出一行的小點往右移一格,如此一來便不會影響到原本的排序,接著再將小標題加入

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3.編寫內文+插入圖表標號:

接續上方步驟後,再切換回剛剛的整頁模式編寫各項標題的內容(務必切換回整頁模式,否則可導致自動目錄產生時出現問題)

※內文規格:皆使用1.5倍行距12號字

剛回到整頁模式時會發現剛剛的標題沒有按照排序

 可以在小標題的數字上點一下讓所有數字都反黑後,向右調整距離

另外,報告中常附有圖片及表格等資料,若要做出圖目錄及表目錄,則必須替圖片及表格標號

※圖及表的說明一般使用10號字,並置中

在圖片插入及表格插入後,右鍵選擇插入標號即可排序圖片及表格,記得按照圖片的排序編輯,之後便可以插入圖目錄及表目錄

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4.插入頁碼及目錄:

當編輯完所有內文後,這時便要在報告中插入頁碼及目錄

a.插入頁碼:

※目錄頁碼:以i,ii,iii........方式編號

  內文頁碼:以1,2,3,4.....方式編號

由於先前我們有替封面,目錄,內文分節

此時我們便可以分節編輯頁碼

在目錄頁面下方空白處點兩下,開啟頁面編輯功能    (在頁面中央點兩下即可關閉頁面編輯功能)

將上方的鏈結到前一節取消勾選   (預設是選取)

 

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接著點選上方頁碼>頁碼格式>數字格式中選擇所需的格式>將下方的接續前一節改成起始頁碼>將數字調為1

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按確定後再按一次頁碼>選擇頁面底端>選擇置中的頁碼即可

此時你會發現內文部分也出現頁碼,但是不是從1開始,所以再重複一次上方的程序並將接續前一節改成起始頁碼>將數字調為1即可

5.插入自動目錄及圖表目錄:

完成編輯頁碼後我們便可以插入目錄,由於有使用大鋼模式編輯各標題,並將個頁面編碼

所以便可以使用自動目錄

點選上方的參考資料>目錄>自動目錄二>即可編輯完標題目錄

接著:點選上方的參考資料>插入圖表目錄>標題標籤選擇目錄型式(圖表目錄的標題需要自行輸入)

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即可完成目錄

以上便是Office Word 2007功能的概述

5.參考檔案下載:

SkyDrive:點此下載

 

 

 

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